Charte de la Vie Privée

Vert Ardent s’engage à respecter au mieux le droit à la vie privée et la protection des données à caractère personnel de ses membres et sympathisants et toutes personnes nous ayant autorisés à les garder afin d’être tenues au courant de nos activités. La présente Charte tend à vous informer au mieux sur les traitements et l’utilisation de vos données à caractère personnel réalisés par Vert Ardent ainsi que sur vos droits relatifs à leur contrôle, conformément au règlement (UE) 2016/679 sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.

Quels types de données sommes-nous susceptibles de vous demander ?

Lorsque vous souhaitez adhérer à Vert Ardent, plusieurs types de données pourront vous être demandées. Nous stockons, dans notre base de données et aux fins des traitements évoqués ci-après certaines données relatives à votre identification (nom, prénom, adresse, date de naissance, courriel, numéro de mobile, site web, compte Facebook, compte Twitter,…) vos caractéristiques personnelles (âge, genre). En plus de ces informations, il est possible que vous soyez amenés à nous fournir une photo, à renseigner vos centres d’intérêts (ex. participation à nos événements), vos compétences.

Dans quels buts ces informations sont conservées et utilisées ?

La centralisation de ces informations dans notre base de données étant susceptible de révéler votre adhésion à notre projet politique, nous accordons une importance particulière à leur utilisation, à leur sécurité et aux personnes pouvant y accéder.
Ces données sont utilisées par Vert Ardent dans le cadre de nos activités légitimes, c’est-à-dire afin d’optimiser notre organisation interne, pour réaliser un suivi de nos membres, sympathisants et anciens membres mais aussi dans le but de diffuser de manière optimale nos propositions. Ainsi, nous utilisons, par exemple, les informations que vous nous avez fournies afin de vous envoyer par mail, par courrier postal et par les réseaux sociaux nos lettres d’informations et nos documentations dans le but de vous tenir au courant de nos idées et de nos activités, en fonction des sujets pouvant vous intéresser, vous inviter à signer une pétition ou à participer à nos actions, répondre aux demandes de renseignements que vous nous auriez adressées, vous contacter si vous avez décidé de nous rejoindre comme membre/sympathisant ou lorsque vous avez proposé vos services comme bénévole, vous inviter à verser votre cotisation ou à faire un don. De même, la tenue de cette base de données permet d’adresser des appels à candidatures pour d’éventuels postes et mandats ou encore d’établir des statistiques. Nous ne collectons et n’utilisons vos données à caractère personnel que dans le cadre de l’organisation et l’administration interne de Vert Ardent et aucune donnée n’est destinée à être communiquée en dehors de cet organisme, conformément à l’article 9.2.d) du règlement (UE) 2016/679.

Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées et qui consulte vos données ?

Conservation de l’ensemble des données :

Pour les membres, l’ensemble des données est conservé de manière illimitée. En cas de démission ou exclusion, l’ensemble des données présentes dans la base de données sont conservées pour une durée de un an.
Pour le mandataire externe (n’ayant aucun autre statut chez Vert Ardent) ayant terminé son mandat, l’ensemble des données est conservé jusqu’à un an après la fin de l’exercice de son mandat sauf pour les données conservées pour raison d’archivage.
Pour le sympathisant ou l’ancien membre, l’ensemble des données est conservé de manière illimitée sauf cas de démission ou d’exclusion.
L’ensemble des données est consultable par les personnes du cercle de coordination de Vert Ardent.

Conservation d’une partie des données :

Pour les statuts d’adhésion qui ont donné lieu à des transactions financières, les données financières sont conservées pendant 7 ans et sont uniquement à disposition du service comptabilité afin de respecter les obligations légales liées à la tenue d’une comptabilité.

Quels sont mes droits par rapport à mes données à caractère personnel ?

Vous disposez d’un certain nombre de droit relatifs à vos données à caractère personnel. Chaque demande peut être adressée à l’adresse indiquée à la fin du présent document. Nous répondrons à vos questions ou requêtes dans les plus brefs délais, et chaque décision que nous prenons vous sera notifiée. En cas de réponse négative à votre demande, nous vous communiquerons les raisons de notre décision. S’il subsiste un désaccord et que vous estimez votre demande fondée, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission de la Vie Privée ou un recours auprès des Cours et Tribunaux.

Droit d’accès

Afin d’obtenir davantage d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel, une demande peut être adressée à Vert Ardent via e-mail ou courrier avec en annexe une copie de votre carte d’identité à l’adresse exposée ci-après. Dans le cadre de cette demande, nous pouvons vous informer sur les types de donnée dont nous disposons sur vous, sur la finalité de leur utilisation, leur durée de conservation, et sur vos droits par rapport à ceux-ci. Une copie des données traitées peut aussi vous être adressée, sur demande, par voie postale ou électronique.

Droit de rectification

En cas d’erreur, d’inexactitude ou si les données personnelles sont incomplètes, une demande de rectification peut être adressée à Vert Ardent. Il est possible, afin que nous complétions de manière correcte notre base de données, que nous vous adressions une demande complémentaire d’informations à cet effet.

Droit à l’effacement

Si vous estimez que la conservation et l’utilisation de ces données n’est plus justifiée par les finalités exposées ci-avant, que le traitement est illicite, si vous retirez votre consentement quant à leur utilisation, ou si vous vous opposez à leur traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière, leur suppression peut être demandée à Vert Ardent. Sachez toutefois que votre demande pourra être rejetée si vos données sont uniquement conservées à des fins d’archivage ou à des fins statistiques. Dans ce dernier cas, des garanties supplémentaires concernant l’accès et l’anonymisation d’un maximum de données sont appliquées et vos informations personnelles seront utilisées exclusivement à ces fins.

Droit d’opposition

Si vous souhaitez que Vert Ardent n’utilise plus vos données personnelles à des fins de prospection, par exemple pour mettre fin à l’envoi de courrier destiné à vous tenir au courant de nos campagnes et actions, votre demande sera admise de plein droit dès que portée à notre connaissance.

Que se passe-t-il si mes données à caractère personnel sont violées ?

En cas de fuite de vos données (on entend par fuite de données, la destruction, la perte, l’altération, divulgation non autorisée,…) pouvant porter atteinte à vos droits et libertés, nous vous en informerons directement et prendrons toutes les mesures nécessaires afin d’y remédier. Nous vous fournirons les coordonnées d’une personne de contact, des informations sur la nature de la violation et ses conséquences ainsi que sur les mesures prises pour y mettre fin.

Où puis-je trouver des informations complémentaires sur la protection de mes données à caractère personnel ?

Vous trouverez, sur notre site, une version détaillée de notre Politique de la vie privée. Vous pouvez aussi vous référer au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, disponible sur http://eur-lex.europa.eu et au site de la Commission de la vie privée : www.privacycommission.be

CONTACT
Par voie postale :
Vert Ardent
Rue Hors Chateau 56
4000 Liege
Par voie électronique :
contact@vertardent.be

Politique de protection des données à caractère personnel

Le présent document vient préciser la Charte de la Vie Privée de Vert Ardent concernant la conservation des données à caractère personnel de ses membres, anciens membres, membre du personnel et toutes personnes nous ayant autorisés à les garder afin d’être tenues au courant de nos activités dans une base de données. Ce document constitue une application de l’article 24 du Règlement général relatif à la protection des données permettant d’attester de l’adéquation de la politique de vie privée de Vert Ardent avec le droit européen.

    • Conformément à l’article 5 du Règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel du 27 avril 2016 (ci-après ‘GDPR’), Vert Ardent s’engage à traiter les données personnelles de personnes inscrites dans sa base de donnée de manière licite, loyale et transparente.
    • Le responsable du traitement tel que désigné dans le point 1 (‘Vert Ardent’) peut être contacté par voie postale à l’adresse Rue Hors Chateau 56, 4000 Namur, par voie électronique à l’adresse contact@vertardent.be ou par téléphone au +32 473 657 957.
    • Les traitements de données à caractère personnel effectués par Vert Ardent consistent en la conservation des données à caractère personnel de ses membres, sympathisants, anciens membres dans une base de données et en leur utilisation aux fins d’optimiser son organisation interne, de réaliser un suivi de ses sympathisants, et dans le but de promouvoir ses activités politiques auprès de ces derniers. Aucune donnée n’est destinée à être rendue publique, sauf avec le consentement de la personne faisant l’objet du traitement ou si ces données sont déjà connues du public. Aucune donnée ne sera cédée à un tiers à des fins commerciales.
    • Afin de poursuivre les finalités mentionnées au point 3, les données personnelles collectées concernent des données relatives à l’identification de ses membres, sympathisants et anciens membres (nom, prénom, adresse, date de naissance, courriel, numéro de mobile, site web, compte Facebook, compte Twitter,…), des données relatives à leurs caractéristiques personnelles (âge, genre, état civil). A titre facultatif, il est aussi possible de fournir une photo, de renseigner les centres d’intérêts, des compétences spécifiques, et en cas d’adhésion en tant que membre, un numéro de compte bancaire peut être mentionné.
    • Les données précédemment évoquées sont conservées pendant toute la durée de l’adhésion au groupe Vert Ardent pour autant que subsiste le consentement ayant permis leur collecte et sans préjudice de l’exercice des droits émanant des articles 15 à 21 du GDPR précisés par les points 7 à 11 du présent règlement.
    • Le traitement de données à caractère personnel effectué par Vert Ardent est basé sur l’article 9.2.d. du GDPR, autorisant les associations sans but lucratif à traiter les données à caractère personnel susceptible de révéler les opinions politiques des personnes avec lesquelles elle entretient des contacts réguliers, pour autant que des garanties appropriées soient mises en œuvre et que le traitement se confine aux finalités annoncées. Afin de s’assurer que les données à caractère personnel de Vert Ardent ne soient pas communiquées à des tiers, la base de données est protégée par un accès limité aux données et par des mesures techniques de protection. Ainsi seules les personnes disposant d’une autorisation spécifique peuvent accéder à la base de données. La liste des personnes ayant accès aux données ainsi que le type de données auxquelles elles peuvent accéder sont disponibles sur demande, en s’adressant à Vert Ardent.

Mesures de sécurité

La base de données des membres est gérée avec des logiciels libres directement par Vert Ardent. Cette base de données, comme l’ensemble des applications de Vert Ardent, se trouve sur nos propres serveurs situés en Belgique, uniquement accessible à l’équipe en charge de la gestion informatique de Vert Ardent.
Vert Ardent utilise quasi exclusivement des logiciels libres, qui offrent l’avantage par rapport aux logiciels propriétaires d’être moins susceptibles de contenir des backdoors ou des brèches non publiées.
L’équipe informatique de Vert Ardent a mis en places différentes mesures de sécurité pour répondre aux besoins suivants :

      • Authentifier les utilisateurs
      • Prévenir les risques par la sensibilisation du personnel et des utilisateurs
      • Gérer les droits d’accès
      • Enregistrer l’accès pour en garantir la traçabilité
      • Gestion des pannes et autres incidents
      • Protection du réseau
      • Protection des locaux et contrôle d’accès aux serveurs.
      • Sécurisation des serveurs, des PC, des mobiles
      • Sécurisation des sites web et des formulaires web
      • Encadrement de la sous-traitance

Vert Ardent améliore continuellement ces mesures.

      • La personne concernée dispose de la possibilité d’introduire auprès de Vert Ardent une demande de confirmation que ses données sont traitées par le groupe. Une telle demande peut être introduire par courrier postal ou électronique aux adresses mentionnées au point 2. Si des données à caractère personnel de la personne concernée sont effectivement traitées, Vert Ardent s’engage à lui confirmer dans les plus brefs délais et à lui donner accès à l’ensemble des informations mentionnées à l’article 15.1 du GDPR. Une copie des informations faisant l’objet d’un traitement peut aussi être envoyée sous forme numérique à la demande de la personne concernée ou, si elle le souhaite, par courrier postal. En cas de décès, seuls les ayants-droits justifiant d’un intérêt légitime pourront accéder aux données de la personne décédée.
      • Toute personne concernée dispose du droit de faire savoir à Vert Ardent, par courrier postal ou électronique, que les données à caractère personnel la concernant sont inexactes. Dans ce cas, Vert Ardent s’engager à rectifier les informations incorrectes. A cet effet, une demande par laquelle la personne concernée sera invitée à fournir des informations complémentaire pourra lui être adressée. Une fois la rectification réalisée ou les données complétées, Vert Ardent en informe la personne concernée.
      • Toute personne a le droit d’obtenir du responsable de traitement l’effacement de ses données à caractère personnel. Cette demande peut être adressée à Vert Ardent par voie postale ou électronique aux adresses mentionnées au point 2. Il sera donné une suite positive à cette demande dans les meilleurs délais si la conservation des données n’est plus pertinente au regard des finalités mentionnées au point 3, en cas d’illicéité de traitement, en cas d’exercice du droit d’opposition tel que mentionné au point 11, si une obligation légale oblige Vert Ardent à effacer ces données ou si la personne retire son consentement au traitement. Vert Ardent notifie au demandeur l’effacement des données ou le rejet de sa demande.
      • La personne concernée par le traitement peut adresser une demande à Vert Ardent afin de voir l’utilisation ses données à caractère personnel limitée aux modalités de l’article 18.2 du GDPR le temps d’obtenir les rectifications prévues au point 8, en cas de traitement illicite, ou pour la durée de vérification de l’existence d’une situation justifiant l’exercice du droit d’opposition visé au point 11 . Si les conditions du présent point se vérifient ou en cas de rejet, Vert Ardent notifie sa réponse au demandeur.
      • La personne concernée peut s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection. Une telle demande peut être adressée par voie postale ou par e-mail à Vert Ardent. Vert Ardent mettra fin à l’utilisation de ses données à caractère personnel au maximum un mois après la réception de la demande. L’existence d’un droit d’opposition est aussi mentionnée sur les newsletters et autres courriers envoyés à des fins de prospection à la personne concernée, de manière à l’informer de l’existence de ce droit de façon optimale.
      • Vert Ardent s’engage à répondre aux demandes qui lui sont adressées sur la base des points 7 à 11 dans les plus brefs délais et au maximum un mois après la réception de la demande et ce, soit par voie postale, soit par voie électronique. Si la suite accordée à la demande est négative, les motifs la justifiant seront portés à connaissance du demandeur. Si le demandeur estime la décision de Vert Ardent injustifiée, la réponse à la demande contiendra aussi les informations concernant la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission de la Vie Privée ou un recours auprès des Cours et Tribunaux.
      • En cas de violation des données à caractère personnel pouvant présenter un risque élevé pour les droits et libertés de la personne concernée, Vert Ardent s’engage à y mettre fin dans les plus brefs délais. La personne concernée sera aussi informée au plus vite de la violation et il lui sera communiqué le point de contact en charge de résoudre celle-ci. Elle sera aussi informée de la nature de la violation, de ses conséquences, et des mesures prises afin d’y mettre fin, sans préjudice de l’article 34.3 du GDPR.
      • L’ensemble des modalités du traitement mentionnées précédemment sont, préalablement à la collecte de données, exposées de manière explicite aux personnes concernées par le traitement en les renvoyant systématiquement à la Charte de la Vie Privée. Lorsque des demandes de renseignement de données à caractère personnel sont adressées sous forme électronique, l’accès à cette Charte est permis grâce à la présence d’un hyperlien exposé de manière visible sur la demande ou sur le formulaire, accompagnée de la phrase : ‘Par l’envoi de ce formulaire, vous acceptez que vos données à caractère personnel soient traitées conformément à notre Charte de la Vie Privée ’. Pour les formulaires papiers, les mots ‘disponibles sur’ suivis d’une mention écrite du lien sont ajoutées à la phrase précédente.

La Charte de la Vie Privée est rédigée de manière concise, en termes clairs et compréhensibles. Elle est accessible de manière permanente et un exemplaire numérique sous forme de document PDF est téléchargeable gratuitement ici. Cette Charte de la Vie Privée contient l’adresse et les moyens de contact du responsable de traitement, tels qu’exposés au point 2. En plus de ces éléments, elle expose les finalités, telles qu’évoquées précédemment, la base juridique du traitement, la durée de conservation des données ou les critères permettant de la déterminer ainsi que les traitements ultérieurs, l’existence d’un droit d’accès aux données à caractère personnel, d’un droit de rectification, d’effacement, d’opposition ou de limitation à l’utilisation de ces données. Il y est aussi fait mention de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission de la Vie Privée et de l’existence de la présente politique de Vie Privée. Les informations contenues dans la Charte de la Vie Privée peuvent aussi être fournies oralement, soit en présence de la personne concernée soit par téléphone, dans la mesure où le demandeur est capable de prouver son identité.